Fraude door een werknemer? Zet deze 5 stappen

Fraude door werknemers kost bedrijven en organisaties gemiddeld 5% van hun jaarlijkse inkomsten. Slechts een deel daarvan wordt ontdekt. Bijvoorbeeld door oplettende collega’s, een waarschuwing van de huisbank of de jaarlijkse controle door de accountant. Bij signalen van fraude door een werknemer is het belangrijk om voorzichtig maar kordaat te handelen, zodat de schade beperkt blijft. De geleden schade door fraude is namelijk niet altijd te herstellen.

Wat kan de manager, bestuurder of directeur doen als het signalen van opvangt van fraude door een werknemer? In dit artikel worden 5 essentiële stappen gegeven die de werkgever moet zetten bij mogelijke fraude door een werknemer:

1. Stel het bewijs veilig. Documenteer alle zaken die met de mogelijke fraude te maken hebben.
2. Informeer uw accountant. Uw accountant is een belangrijke partner bij het onderzoeken van fraude.
3. Start een intern onderzoek. Alleen met objectieve en harde feiten kunt u vervolgstappen zetten.
4. Neem actie richting de frauderende werknemer. Gebruik hoor en wederhoor om de werknemer te bevragen en eventueel te sanctioneren.
5. Herstel de integriteitscultuur. Neem maatregelen om de organisatiecultuur te herstellen en toekomstige fraude te voorkomen

Klik op de stap om direct naar het desbetreffende deel van het artikel te gaan.

Disclaimer: dit is geen juridisch advies en bij fraude door een werknemer dient u altijd rekening te houden met de specifieke eigenschappen en omstandigheden van uw bedrijf of organisatie.

Fraude door een werknemer

Allereerst kort over de definitie van fraude door een werknemer. Dat is elke opzettelijke handeling of poging van een werknemer om via misleiding of bedrog een oneerlijk of illegaal voordeel te behalen ten koste van de werkgever.

Bij fraude wordt vaak gedacht aan het verduisteren van grote sommen geld door een financieel medewerker. Daarbij verliest men uit het oog verloren dat er ook alledaagse vormen van fraude zijn. Zoals het onjuist declareren van onkosten of kilometers, gesjoemel met werkuren of ongeoorloofd gebruik van werkmiddelen. Deze vormen van fraude door een werknemer lijken klein, maar het cumulatieve effect daarvan kan flink inhakken op uw financiële positie. Bovendien is het in de praktijk zo dat dergelijk gedrag de deur openzet voor steeds zwaardere vormen van fraude en ander ongewenst gedrag.

De 5 stappen kunnen zwaarder of lichter worden ingekleed op basis van de ernst van de fraude. De impact van fraude moet immers niet worden onderschat, maar ook niet groter worden gemaakt dan het is. Gebruik daarbij uw eigen inzicht en weeg de belangen zorgvuldig af.

Stel het bewijs veilig

U heeft signalen opgevangen van mogelijke fraude door een werknemer. Allereerst is de vraag hoe concreet die signalen zijn: heeft u hier bewijs van of gaat het om mogelijke aanwijzingen? Signalen van fraude kunnen een aanleiding zijn voor vervolgstappen, maar moeten uiteindelijk gestaafd kunnen worden met harde en objectieve feiten.

Maak een dossier aan waarin u alle relevante stukken kunt opslaan die met de mogelijke fraude te maken hebben. Hou dit dossier strikt vertrouwelijk en apart van het HR-dossier van de desbetreffende medewerker. In deze fase is het namelijk belangrijk dat het aantal mensen dat van de vermoedens weet, tot het minimum beperkt blijft. In het dossier kunt u stukken opslaan zoals e-mails, transactieoverzichten, meldingen en declaraties. Dit dossier kan digitaal of fysiek worden opgeslagen, maar vernietig nooit originele, fysieke stukken nadat deze zijn ingescand.

In het dossier maakt u ook een overzicht aan van de relevante stukken. In dit overzicht kunt u noteren hoe en wanneer u de stukken heeft verkregen. Als het een complex dossier is, zou u ervoor kunnen kiezen elk stuk een apart ID-nummer te geven.

Kies bij complexere zaken voor het bijhouden van een logboek. Daarin kunt u bijhouden hoe u te werk bent gegaan nadat de signalen van fraude zijn binnenkomen. Noteer per actie de datum, tijd, korte omschrijving en relevante stakeholders. Het logboek vormt in sommige gevallen een belangrijk stuk voor een rechter of toezichthouder. U zult zichzelf later dankbaar zijn door dit vanaf het begin bij te houden.

Informeer uw accountant over de fraude

Het tijdig ontdekken van fraude door een werknemer is een van de hoofdtaken van de accountant. Grote kans dus dat uw accountant degene is die u heeft geïnformeerd over mogelijke fraude. Zo niet, dan is het zaak hem of haar daarover snel te informeren. Het dossier uit de vorige stap gebruikt u hiervoor als basis.

U heeft er over het algemeen baat bij als uw accountant kennis heeft van de mogelijke fraude. Allereerst omdat hij of zij verantwoordelijk is voor het controleren van uw boeken. Bovendien kan hij of zij waarschijnlijk helpen bij het veiligstellen van bewijs of het uitvoeren van onderzoek. Sommige accountants hebben specialisten in dienst voor forensisch onderzoek. Of zij besteden dit uit aan een ander kantoor.

Laat u niet te snel overhalen door de accountant om tot dergelijke onderzoeken over te gaan. De kosten van extern onderzoek naar fraude door een werknemer zijn namelijk groot. Voor beperkte onderzoeken zal dit al snel € 10.000 tot € 30.000 kosten. Extern onderzoek is niet alleen duur, maar kost bovendien in de praktijk vaak veel tijd. Wellicht lopen er binnen uw bedrijf of organisatie medewerkers rond die op objectieve en onafhankelijke wijze een onderzoek kunnen uitvoeren, zoals een integriteitsfunctionaris of een adviseur van HR of Finance.

Een onderzoek door een externe partij is altijd aan te raden bij ernstige fraude of bij fraude door een lid van het management, bestuur of directie.

Start een intern onderzoek

Met intern onderzoek kunt u meer bewijs vergaren om zo de fraude door een werknemer definitief vast te stellen. Dit kunt u delegeren aan een medewerker binnen uw bedrijf of organisatie of, zoals beschreven in de vorige stap, uitbesteden aan een onafhankelijke externe partij.

Deze onderzoeksfase is feitelijk een waardevolle window of opportunity die u kunt gebruiken en soms zelfs kunt uitrekken om meer bewijslast te vergaren. Dat is vooral zo wanneer de werknemer zelf nog niet weet dat zijn of haar frauduleuze activiteiten aan het licht zijn gekomen. Bij ernstigere vormen van fraude of een gebrek aan hard bewijs kunt u deze fase gebruiken om het gedrag van de werknemer te monitoren.

U kunt ook bewijs vergaren door vragen te stellen aan andere werknemers. Soms is het zinnig om dit op een ‘luchtige’ manier te doen, zonder het vermoeden te wekken van mogelijke fraude. Kies bij voorkeur voor een methode die gelijk zwart-op-wit staat, zoals e-mail. Als de fraude van een werknemer aan het licht is gekomen door een melding van een collega, dan is het uiteraard belangrijk deze persoon te betrekken bij het veiligstellen van bewijs, voor zover hij of zij daarvoor open staat.

Blijf alle stappen van dit interne onderzoek registreren in het logboek en sla eventuele stukken op in het dossier (zie Stap 1).

Neem actie richting de frauderende werknemer

Na de voorgaande stappen heeft u een dossier met bewijs en een logboek van ondernomen stappen. In het beste geval heeft u genoeg bewijs zodat u met zekerheid op de frauderende werknemer kunt afstappen. Maar ook als u nog niet helemaal zeker bent van de zaak, is het tijd om de werknemer te confronteren.

Wellicht ten overvloede, maar volg bij deze stap nauwkeurig de regels zoals die zijn vastgelegd in eventueel beleid en procedures binnen uw bedrijf of organisatie. Denk bijvoorbeeld aan een eventuele sanctieprocedure of bepalingen die zijn vastgelegd in de arbeidsovereenkomst. Overweeg vooraf juridisch advies in te winnen en betrek uw HR-afdeling om te zorgen dat het gesprek en de mogelijke maatregelen in lijn zijn met de interne regels en arbeidswetgeving.

Afhankelijk van de hardheid van uw bewijs, zult u het gesprek met de werknemer op een manier moeten inrichten die recht doet aan het zogenoemde onschuldbeginsel. Dat betekent dat u in de gesprekken hoor en wederhoor toepast: u geeft de werknemer de kans om zich te verdedigen. U kunt in een gesprek bijvoorbeeld bepaalde bewijsstukken op tafel leggen en vragen om een verklaring. Zorg ervoor dat namens uw bedrijf of organisatie twee personen aanwezig zijn met dit gesprek. Maak aantekeningen en laat de werknemer na afloop verklaren het met de conclusies uit die aantekeningen eens te zijn. Deze slaat u op in het dossier.

Op basis van het gesprek weet u de volgende stappen. Bijvoorbeeld de medewerker te ontslaan, aangifte te doen, of hem of haar tijdelijk op non-actief zetten ten behoeve van verder onderzoek. Bij lichtere vormen van fraude kan demotie of een (schriftelijke) waarschuwing volstaan. Ook kunt u de toegang van de werknemer tot bepaalde vertrouwelijke bedrijfsgegevens, IT-systemen en bedrijfsmiddelen beperken.

Uw vervolgstappen hebben consequenties voor de werknemer zelf, voor zijn of haar nabije collega’s, en voor de organisatie als geheel. Het roept veel vragen en misschien ook angsten op. Heldere en tijdige communicatie helpt om onrust te voorkomen en draagvlak te creëren.

Herstel de integriteitscultuur

U heeft inmiddels een flink aantal stappen gezet om adequaat op te treden bij fraude door een werknemer. Bewijs is verzameld, de accountant is op de hoogte, onderzoek is uitgevoerd en eventuele maatregelen zijn genomen tegen de werknemer. Maar de belangrijkste stap moet nog genomen worden, namelijk om soortgelijke fraude door een werknemer in de toekomst te voorkomen.

Het wetenschappelijke Corporate Ethical Virtues model, ook wel bekend als “soft controls“, laat zien dat bepaalde culturele factoren kunnen verklaren waarom fraude ontstaat. Dit komt bijvoorbeeld door een lage betrokkenheid van medewerkers, een gebrek aan inzicht van medewerkers in elkaars werkzaamheden, of te weinig veiligheid om elkaar aan te spreken op ongewenst gedrag. In totaal zijn er acht factoren die bijdragen aan deze zogeheten integriteitscultuur.

Het is belangrijk dat u de integriteitscultuur herstelt na een geval van fraude. De kans is groot dat fraude kon ontstaan door kwetsbaarheden in de integriteitscultuur van uw bedrijf of organisatie. Als u deze kwetsbaarheden niet aanpakt, dan blijven de onderliggende oorzaken van fraude bestaan.

Active Integrity is een onafhankelijke partij die de integriteitscultuur in kaart brengt. De Soft Controls Scan peilt de percepties en ervaringen van medewerkers en genereert een Soft Controls Rapport met feiten, cijfers en inzichten. Dit rapport maakt onderscheid tussen eventuele afdelingen, teams of kantoorlocaties. Daarbij worden concrete, toegankelijke aanbevelingen gegeven om eventuele kwetsbaarheden te kunnen aanpakken. Met de juiste medewerking kan Active Integrity zelfs binnen 48 uur een volledige scan uitvoeren en direct een diepgaand Soft Controls Rapport opleveren.