Adviseur Integriteit & Soft Controls
De fraudedriehoek wordt vaak aangehaald om de kans op fraude door een werknemer te duiden. De fraudedriehoek bestaat uit drie concepten: gelegenheid, druk en rationalisatie. Dit zijn de gelegenheid om fraude te plegen, de druk (verleiding) die de werknemer daartoe voelt, en tenslotte de rationalisatie om daadwerkelijk tot fraude over te gaan. Maar deze fraudedriehoek ziet een essentiële factor over het hoofd: de organisatiecultuur.
Organisatiecultuur is echter een op het oog ongrijpbaar fenomeen, zeker voor accountants en professionals die fraude cijfermatig of op casusniveau benaderen. Hoe praktisch is het dan om cultuur als basis te maken van een nieuwe fraudedriehoek? Hoe ziet deze nieuwe fraudedriehoek er uit? En hoe kan deze effectief worden ingezet? In dit artikel wordt op dergelijke vragen verder ingegaan.
Organisatiecultuur
Een nieuwe fraudedriehoek moet niet gericht zijn op de individuele werknemer, maar op de organisatiecultuur waarin hij zich bevindt. Denk aan een tuin: de cultuur is als de bodem waarin planten groeien. Een gezonde, goed onderhouden bodem zorgt voor sterke planten die bestand zijn tegen ziekten en plagen. Aan de andere kant, een verwaarloosde, vervuilde bodem creëert een omgeving waarin onkruid en ziekten welig tieren. Zo werkt een integere cultuur als vruchtbare grond die een organisatie beschermt tegen fraude, terwijl een slechte cultuur een broedplaats is voor fraude en ander ongewenst gedrag.
De nieuwe fraudedriehoek is dus, met andere woorden, preventief. In tegenstelling tot de originele fraudedriehoek, die achteraf verklaart waarom een individu tot fraude is overgegaan.
Maar hoe ziet een fraudedriehoek eruit die gebaseerd is op organisatiecultuur? Daarvoor maakt men gebruik van het wetenschappelijke Corporate Ethical Virtues model, ook bekend als soft controls. Soft controls gaan over de ‘zachte’ kant van management, namelijk gedrag en cultuur, waar hard controls over ‘harde’ zaken gaan als beleid en procedures. Ze worden steeds nadrukkelijker onderdeel van de controle door accounts zoals vastgelegd in handreiking 1148 van de Nederlandse Beroepsorganisatie voor Accountants.
Soft controls
Het Corporate Ethical Virtues model bestaat uit acht indicatoren. Hoewel al deze indicatoren invloed hebben op de organisatiecultuur en dus helpen om fraude te voorkomen, zijn er drie indicatoren die eruit springen: betrokkenheid, zichtbaarheid en aanspreekbaarheid. Samen vormen deze soft controls de basis voor een nieuwe fraudedriehoek.
1. Betrokkenheid
Betrokkenheid betreft de mate van verbondenheid met de organisatie. Betrokkenheid wordt wenselijk geacht omdat een cultuur gekenmerkt door demotivatie, wantrouwen en ontevredenheid een voedingsbodem kan zijn voor ongewenst gedrag, waaronder fraude. Een individuele, betrokken werknemer voelt zich verbonden met de werkgever en wil haar niet tekortdoen. Een hele organisatie van betrokken werknemers biedt echter nog veel meer weerstand tegen fraude. Dit komt doordat betrokkenheid zorgt voor een positieve groepsdruk, waarbij medewerkers elkaar stimuleren om niet ten nadele van de werkgever te handelen.
2. zichtbaarheid
Zichtbaarheid, ook wel transparantie genoemd, betreft de mate waarin gedrag en de gevolgen ervan waarneembaar zijn voor anderen. Een hogere kans dat niet-integer gedrag aan het licht komt werkt als afschrikmiddel omdat de kans daarmee groter is om te worden gepakt. En frauduleuze activiteiten zijn gemakkelijker uitvoerbaar als er niemand meekijkt. Denk aan de financieel directeur die in haar eentje facturen mag uitbetalen. Of de thuiswerkende HR-medewerker die zonder bemoeienis zijn salaris kon aanpassen. Zichtbaarheid van het werk is daarmee een belangrijk onderdeel van de nieuwe fraudedriehoek.
3. Aanspreekbaarheid
Dat gedrag zichtbaar is, betekent nog niet dat mensen elkaar ook aanspreken als ze ongewenst gedrag zien. Dat vereist namelijk een bepaalde mate van (sociale) veiligheid. De derde factor van de nieuwe fraudedriehoek is daarom aanspreekbaarheid. Dit betreft de mate waarin medewerkers elkaar en hun leidinggevenden kunnen aanspreken op niet-integer gedrag. In een bedrijf of organisatie waar men zich veilig voelt om elkaar en hun leidinggevenden aan te spreken, zal men dit ook sneller doen, met alle positieve gevolgen van dien. Fraude, ook de relatief ‘onschuldige’ varianten erop, zullen dus sneller tot sociale correctie leiden, waardoor de kans op fraude afneemt.
Kort samengevat: betrokkenheid betreft de mate van verbondenheid van werknemers met de organisatie, wat fraude ontmoedigt door positieve groepsdruk. Zichtbaarheid maakt gedrag en de gevolgen ervan waarneembaar, waardoor de kans op ontdekking van fraude toeneemt en dit als afschrikmiddel werkt. Aanspreekbaarheid gaat over de mate waarin medewerkers elkaar en hun leidinggevenden kunnen aanspreken op niet-integer gedrag, wat leidt tot snellere correctie van ongewenst gedrag en vermindering van fraude.
Praktijk
Betrokkenheid, zichtbaarheid en aanspreekbaarheid: deze nieuwe fraudedriehoek klinkt mooi in theorie, maar hoe kan hier in de praktijk op worden gestuurd? Dat kan door de soft controls toe te passen in de vorm van een enquête onder medewerkers. Active Integrity biedt een Soft Controls Scan waarmee het dergelijk specialistisch onderzoek faciliteert via een eigen online platform. Na de scan staat direct een Soft Controls Rapport klaar met cijfers, inzichten en aanbevelingen, waaronder op de dimensies uit de nieuwe fraudedriehoek. Een andere mogelijkheid is om gestructureerde interviews te houden onder een representatieve groep medewerkers en daaruit lessen te trekken.