Een van de Governance vereisten uit de Europese ESG-standaard voor duurzaamheidsverslag (CSRD) gaat over de manier waarop een bedrijf zakelijk opereert en haar bedrijfscultuur bevordert. Volgens ESRS G1-1↗ moet de onderneming rapporteren over hoe zij haar bedrijfscultuur vaststelt, ontwikkelt, promoot en evalueert.
Voor bedrijven die actief werken met soft controls, is het relatief simpel om aan dit vereiste te voldoen. Soft controls bieden immers een best practice om de cultuur binnen een bedrijf te meten en verbeteren. Het contrast is groot met bedrijven die nog enkel op zogeheten ‘hard controls’ leunen, zoals beleid en procedures op papier. Zij zullen ermee worstelen om voldoende informatie aan te leveren conform ESRS G1-1.
Maar wat bedoelt de Europese Unie precies met bedrijfscultuur? Waarom zijn soft controls hiervoor de oplossing? En wat kunnen bedrijven doen om te voldoen aan het rapportage vereiste uit ESRS G1-1? Op dergelijke vragen wordt in dit artikel ingegaan.
Bedrijfscultuur volgens ESRS G1-1
In ESRS G1-1 worden bedrijfscultuur (corporate culture) en ethisch zakendoen in een adem genoemd. Door te investeren in de bedrijfscultuur kan een bedrijf ethisch zakendoen en bijvoorbeeld omkoping, corruptie en andere incidenten voorkomen.
Zo moet een bedrijf uitleggen hoe het de eigen bedrijfscultuur vaststelt, ontwikkelt, promoot en evalueert (para. 9). Dit duidt op een management cycle ten aanzien van de cultuur. Het hoger management kan bijvoorbeeld volgens ESRS G1-1:
- De bedrijfscultuur regelmatig op de eigen agenda zetten
- Bepaalde culturele thema’s binnen het bedrijf promoten
- Werknemers stimuleren om aan de bedrijfscultuur bij te dragen
- De bedrijfscultuur in het geheel bevorderen
In de jaarlijkse rapportage wordt opgenomen hoe het bedrijf hier precies invulling aan geeft. De standaard geeft geen concreet normenkader voor wat een ‘goede’ corporate culture is; dat moet het bedrijf zelf bepalen in de vorm van een gedragscode.
Soft controls
Het duurzaam bevorderen van de bedrijfscultuur is dus volgens ESRS G1-1 een verantwoordelijkheid van het hoger management. Dit gebeurt in de vorm van een management cycle die bestaat uit het vaststellen, ontwikkelen, verbeteren en evalueren van de bedrijfscultuur. Veel bedrijven doen dit met behulp van zogeheten soft controls.
Soft controls zijn een wetenschappelijk onderbouwde methode om naar de cultuur van een bedrijf te kijken. Een leidend model voor soft controls is ontwikkeld door Muel Kaptein en wordt onder andere door accountants en interne auditors gebruikt. Voorbeelden van soft controls uit dit model zijn het voorbeeldgedrag van leidinggevenden, de helderheid van normen en waarden en de mate waarin medewerkers elkaar durven aan te spreken op gedrag.
Bedrijfscultuur verbeteren
Soft controls bieden dus een best practice om de cultuur binnen een bedrijf in kaart te brengen en te verbeteren. Grote bedrijven en organisaties als Philips, Microsoft en UWV maken gebruik van soft controls om een vinger aan de pols van de bedrijfscultuur te houden. Zij doen dat onder andere aan de hand van enquêtes onder medewerkers.
Via de enquête verzamelt het bedrijf de anonieme antwoorden van medewerkers op verschillende niveaus, gekoppeld aan specifieke soft controls. Dit levert een gewogen gemiddelde per soft control en per afdeling op, waardoor een breder en nauwkeuriger beeld van de cultuur ontstaat. De Soft Controls Scan van Active Integrity maakt bijvoorbeeld gebruik van deze methode.
Met soft controls ontstaan dus harde cijfers over de bedrijfscultuur. Door die bijvoorbeeld elke twee jaar in kaart te brengen, kan een bedrijf de cultuur verder ontwikkelen, promoten en monitoren. En daarover rapporteren conform de normen uit ESRS G1-1.
Rapporteren conform ESRS G1-1
De CSRD vereist niet dat bedrijven in het duurzaamheidsverslag inhoudelijke informatie delen over de cultuur. De rapportageplicht gaat enkel over de manier waarop bedrijven werken aan hun cultuur. Daarnaast stelt ESRS G1-1 nog een aantal andere zaken in de rapportage verplicht, die meer betrekking hebben op hard controls zoals een klokkenluidersregeling (zie paragraaf 10).
Meer weten over soft controls en hoe deze kunnen worden ingezet binnen uw bedrijf? Neem contact op.
De in dit artikel gegeven interpretatie van de CSRD-vereisten vormt geen juridisch advies. Active Integrity aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de juistheid of volledigheid ervan. Voor nadere informatie kunt u contact met ons opnemen.
