Van accountants wordt verwacht dat zij inzicht hebben in de soft controls van de klantorganisatie, en eventuele tekortkomingen meewegen bij de jaarrekeningcontrole. Cultuur en ethisch gedrag zijn immers allesbepalend voor beheersen van risico’s — en het behalen van strategische doelen.
Toch worstelen veel accountants met soft controls. Cultuur is immers niet tastbaar en kan dus moeilijk in kaart worden gebracht. Bovendien is het niet de oorspronkelijke tak van sport van een accountant om met gedrag en cultuur bezig te zijn. Ook is een beoordeling van soft controls al snel subjectief, eenzijdig of arbeidsintensief, wanneer de accountant interviews, gesprekken of gedragsobservatie hanteert.
De Soft Controls Scan van Active Integrity biedt accountants een door de NBA-geadviseerde methode om objectief en grondig inzicht te krijgen in soft controls. Dit maakt het mogelijk om eventuele significante tekortkomingen (‘red flags‘) maar ook sterktes (‘green flags‘) op een feitelijke basis vast te leggen en mee te wegen in de jaarrekeningcontrole. In dit artikel leggen we in vier overzichtelijke stappen uit hoe de Soft Controls Scan werkt voor accountants.
Model
De basis van de Soft Controls Scan ligt in het soft controls model van Muel Kaptein↗. Dit model omvat acht soft controls die de cultuur binnen een organisatie bepalen: helderheid, voorbeeldgedrag, uitvoerbaarheid, betrokkenheid, zichtbaarheid, bespreekbaarheid, aanspreekbaarheid en handhaving. Deze soft controls geven inzicht in hoe medewerkers en leidinggevenden zich gedragen en hoe dit gedrag de interne risicobeheersing beïnvloedt.
Het soft controls model biedt een toegankelijk kader waarmee accountants op een structurele manier cultuurkwesties kunnen identificeren. Door het gebruik van dit model kunnen accountants specifieke tekortkomingen identificeren die bestaande controls aantasten of zelfs wijzen op afwijkingen van materieel belang.
Enquête
De Soft Controls Scan hanteert een best practice om soft controls in kaart te brengen, namelijk met een enquête onder medewerkers. Aan de acht soft controls zijn een aantal stellingen gekoppeld die anoniem bij medewerkers en leidinggevenden worden voorgelegd. Elk soft control krijgt een gewogen gemiddelde, vaak ook per afdeling. Daarmee ontstaan harde cijfers over de cultuur op de werkvloer.
Via het dashboard op het online platform van Active Integrity kan de accountant binnen enkele minuten de scan opzetten. Dat gebeurt binnen de kaders van het soft controls model. Zo kan de accountant kiezen tussen een aantal gevalideerde stellingen, en bepalen hoe lang de enquête dient te zijn (tussen 2 en 6 stellingen per soft control).
Platform
De Soft Controls Scan wordt uitgevoerd via een online platform dat het gehele enquêteproces faciliteert. Er is geen additionele (enquête-) software nodig. De klant ontvangt vervolgens een URL en QR-code waarmee medewerkers de enquête anoniem en vertrouwelijk kunnen invullen. De accountant of klant kan de respons vervolgens monitoren in het dashboard.
Het platform bespaart de accountant tijd en biedt tegelijkertijd de mogelijkheid om de resultaten nauwkeurig te verzamelen, binnen de kaders van de door de NBA geadviseerde methode.
Het platform biedt overigens de mogelijkheid om de namen van de afdelingen, teams of kantoorlocaties toe te voegen, zodat op dit onderdeelniveau wordt gerapporteerd. Hierdoor kan de accountant niet alleen de algemene cultuur beoordelen, maar ook de specifieke risico’s binnen bepaalde afdelingen of teams in kaart brengen, zoals binnen de Finance afdeling.
Soft controls rapport
Direct na het afronden van de enquête genereert het platform een uitgebreid Soft Controls Rapport (.pdf) met de uitkomsten. Er is dus geen sprake van een looptijd nadat het onderzoek is afgerond. Het rapport geeft inzicht in de scores op de acht soft controls, zowel op organisatieniveau als per afdeling. De accountant kan op basis van deze onafhankelijke rapportcijfers beoordelen of er sprake is van ‘red flags‘, significante tekortkomingen die aandacht behoeven in de controle, en ook ‘green flags‘.
Met het Soft Controls Rapport als deliverable is de Soft Controls Scan een waardevolle tool tijdens de controlewerkzaamheden. Het biedt inzicht in cultuurgerelateerde risico’s zoals voorgeschreven door de NBA. Daarnaast helpt het de accountant ook om de impact van soft controls op de interne beheersing beter te begrijpen. Het rapport kan bovendien als basis dienen voor verdere gesprekken met de cliënt over het versterken van de organisatie.