Adviseur Integriteit & Soft Controls
Van integriteitscultuur had het management van een snelgroeiend technologiebedrijf nog niet gehoord. Bezorgd hoorden ze van de HR-manager dat er opnieuw een melding was binnengekomen van ongewenst gedrag. Alle eerdere inspanningen op het gebied van integriteit leken tevergeefs. Er was een nieuwe gedragscode ingevoerd en een externe vertrouwenspersoon aangesteld, en het bedrijf had zelfs afscheid genomen van twee problematische medewerkers. Toch bleef het rommelen, en zelfs een paar grote klanten begonnen vragen te stellen.
Wat het management nog niet besefte, was dat alle meldingen en incidenten te herleiden waren tot wat men integriteitscultuur noemt: een meetbare werkelijkheid die los staat van beleid op papier, en met de juiste aanpak verbeterd kan worden.
Maar wat is integriteitscultuur precies? Wat heeft het te maken met ongewenst gedrag en fraude? En hoe kan de manager, bestuurder of directeur hier actief op sturen? In dit artikel wordt op dergelijke vragen verder ingegaan. Het is een uitgebreide inleiding in het onderwerp van integriteitscultuur.
Integriteitscultuur
Integriteitscultuur is de wijze waarop medewerkers en leidinggevenden in hun dagelijkse gedrag uiting geven aan integriteit. Het komt uit een wetenschappelijk model dat is ontwikkeld door Muel Kaptein, hoogleraar bedrijfsethiek en integriteitsmanagement aan de Erasmus Universiteit Rotterdam. Zijn onderzoek toont aan dat er acht indicatoren zijn die de integriteitscultuur bepalen:
1. Helderheid
2. Voorbeeldgedrag
3. Betrokkenheid
4. Uitvoerbaarheid
5. Zichtbaarheid
6. Bespreekbaarheid
7. Aanspreekbaarheid
8. Handhaving
Tekortkomingen in deze indicatoren hebben direct impact op het gedrag van medewerkers. Als bijvoorbeeld de interne normen en waarden binnen een bedrijf niet helder zijn, weten medewerkers niet wat qua gedrag van hun verwacht wordt. Zij zullen varen op hun eigen kompas, terwijl die misschien niet aansluit bij waar het bedrijf voor staat. Evenzo kan een beperkte aanspreekbaarheid leiden tot meer ongewenst gedrag, omdat medewerkers en leidinggevenden elkaar niet scherp houden.
De acht indicatoren van integriteitscultuur worden binnen de accountancy ook wel soft controls genoemd. Het zijn immers maatregelen die niet in ‘harde’ procedures kunnen worden vastgelegd.
Integriteitscultuur overal anders
Integriteitscultuur is bepalend voor alle vormen van samenwerking tussen mensen. Het is dus niet gebonden aan een bepaalde sector of organisatiegrootte. We zien wel dat de integriteitscultuur vaak per sector een eigen profiel heeft. Zo hebben publieke organisaties vaak een meer preventief profiel met bijvoorbeeld een sterke helderheid en betrokkenheid, terwijl MKB’ers vaker goed optreden tegen ongewenst gedrag wanneer dit zich voordoet.
Bij het genoemde technologiebedrijf was de betrokkenheid van de talentvolle medewerkers laag. Hun focus lag vooral op de eigen carrière, ten koste van de belangen van de werkgever. Bovendien was de werkdruk extreem hoog. De competitieve sfeer en hoge commerciële doelen zorgden er geregeld voor dat medewerkers hun eigen morele twijfels negeerden. Twee indicatoren van de integriteitscultuur waren er dus slecht aan toe: betrokkenheid en uitvoerbaarheid. Dit maakte het bedrijf kwetsbaar voor aanhoudende vormen van ongewenst gedrag.
Integriteitscultuur meten
Zo heeft elke organisatie een eigen integriteitscultuur met meestal een paar kwetsbaarheden en sterke kanten. Hoe gezonder de integriteitscultuur, hoe minder ongewenst gedrag voorkomt. Integriteitscultuur biedt daarmee de beste handvatten aan werkgevers om op integriteit te sturen. Maar hoe doen zij dit?
Daar zijn verschillende methodes voor, zoals desk research, interviews en gedragsobservatie. Dit zijn echter tijdrovende klussen die eigenlijk een achtergrond in de gedragswetenschap vereisen. Een beter alternatief is om gebruik te maken van een anonieme enquête onder medewerkers. Daarin worden stellingen opgenomen op basis van de acht indicatoren van het genoemde model. Via de enquête wordt de beleving van medewerkers gepeild en de integriteitscultuur binnen de organisatie nauwkeurig gemeten. Vervolgens kan men stappen zetten om eventuele kwetsbaarheden aan te pakken.
Soft Controls Scan
Had het genoemde technologiebedrijf de eigen integriteitscultuur in kaart gebracht, dan waren de lage uitvoerbaarheid en betrokkenheid al in een eerder stadium aan het licht gekomen. Het management zou dan bijvoorbeeld het systeem voor prestatiebeoordeling aanpassen, met prikkels voor teamresultaten in plaats van individuele prestaties. Ook zou het de missie van het bedrijf op een nieuwe manier onder het voetlicht brengen voor een betere betrokkenheid van medewerkers. Veel schadelijk, ongewenst gedrag had het management daarmee kunnen voorkomen, naast alle bedrijfskosten door extern onderzoek, vervanging van personeel, verzuim en aantasting van de reputatie.
Active Integrity is een onafhankelijke partij die de integriteitscultuur in kaart brengt. De Soft Controls Scan peilt de percepties en ervaringen van medewerkers en genereert een geautomatiseerd rapport met feiten, cijfers en inzichten. Dit rapport biedt ook een gedetailleerd overzicht per afdeling, team of locatie. Daarbij worden concrete, toegankelijke aanbevelingen gegeven om eventuele kwetsbaarheden te kunnen aanpakken. Met de juiste medewerking kan Active Integrity zelfs binnen 48 uur een volledige scan uitvoeren en direct een diepgaand Soft Controls Rapport opleveren.